Effizientes Arbeiten trotz vieler Meetings~ 4 min.

Effizientes Arbeiten Katjasays

Ihr kennt es sicherlich auch – ihr wollt etwas schaffen, aber in eurem Terminkalender stehen nur Meetings, Meetings und noch mehr Meetings. Ein effizientes Arbeiten kann einem dabei nicht immer leicht fallen, denn es gibt nicht unbegrenzt Zeit, um Dinge zu erledigen und jeden Tag Überstunden zu machen kann auch nicht die Lösung sein.

Bei mir ist es früher oft so gewesen, dass ich aufgrund von zahlreicher Meetings nicht wusste, wann ich die ganze Arbeit, die zu erledigen war, bewältigen soll. Und wenn man dann mal Zeit hat und sich an eine Aufgabe setzt, kommen meist noch Kollegen vorbei und lenken einen ab. Oder man schaut nur mal kurz die soeben eingegangene E-Mail an. Oder schaut nach draußen. Oder man lässt sich anderweitig ablenken.

Fokussieren mit Hilfe von festgelegten Timeslots

Damit man sich mal eine Weile am Stück auf eine Aufgabe konzentrieren kann, hilft es, sich mal komplett abzuschotten und nicht von anderen ablenken zu lassen. Ich mache es dann gerne so, dass ich mir vornehme, in der nächsten halben Stunde (die Zeit kann dabei natürlich frei gewählt werden) nur an der aktuellen Aufgabe zu sitzen. Damit kann man sich fokussieren und muss sich nicht ständig neu in die Aufgabenstellung hineinfinden.

Konkret sieht das so aus, dass ich auf die Uhr schaue und einen Mindest-Endzeitpunkt auswähle vor dem ich nichts anderes mache als die Aufgabe. Also nicht in E-Mails schaue, mit niemandem rede und auch sonst nichts Ablenkendes mache. Noch besser klappt das, wenn ich mir Kopfhörer aufsetze, denn damit kann ich nach außen zeigen, dass ich aktuell fokussiert arbeite und nicht gestört werden möchte. Noch besser ist es, wenn man das auch noch seinen Kollegen mitteilt, sodass diese wissen, dass man sich aktuell im Tunnel befindet und dass man danach wieder zur Verfügung steht.

Ich habe erst vor kurzem von der Pomodoro Technique gehört, die eigentlich genau für diesen Fall geeignet ist. Nun habe ich auch einen Namen zu dem, was ich mache, bloß dass ich mir vorher keinen Timer gestellt habe. Hier mal ein Video dazu:

Konzentriert arbeiten mit Hilfe von Musik

Was mir ebenfalls sehr hilft, mich auf meine Aufgaben zu konzentrieren, ist es, sich von der Außenwelt mit Hilfe von Musik abzuschirmen. Dabei kann es mal eine ruhige Nummer oder auch ein Rock-Song sein, Hauptsache es gefällt mir und passt zu meiner Laune/Stimmung. Mit einem ruhigen Lied, z.B. einer Chill Out oder Focus Playlist, kann man sich voll und ganz konzentrieren und effizientes Arbeiten funktioniert damit sehr gut. Mit einem rockigen Lied ist man vielleicht energischer und haut im Rhythmus in die Tasten. Ich habe bemerkt, dass ich mit Musik viel produktiver und kreativer bin und viel schneller vorankomme. Ich versuche mich dem Rhythmus anzupassen und Geräusche von außen, z.B. auch einfach nur jemand, der vorbeigeht, oder am Nachbartisch ein Pläuschchen hält, nehme ich nicht wahr.

Effizientes Arbeiten im Homeoffice

Es gibt Menschen, die besonders anspruchsvolle Aufgaben gerne von zu Hause aus erledigen, da sie dann ungestört arbeiten können. Keine Kollegen, die vorbei kommen und Fragen stellen oder Dinge klären wollen, keine Ablenkung durch Gespräche am Nachbartisch – man sitzt alleine an seinem Schreibtisch und kann sich voll und ganz auf seine Arbeit konzentrieren.

Man sollte dabei allerdings aufpassen, dass man sich nicht von seinem Umfeld zu Hause ablenken lässt. Besonders im Homeoffice ist die Verlockung groß, sich seine Mails anzuschauen, interessante Artikel zu lesen, im Internet zu surfen oder den Haushalt zu erledigen. Daher ist es wichtig, Störfaktoren weitestgehend zu entfernen. Das bedeutet, dass ihr am besten euer Telefon/Handy lautlos stellt, das E-Mail-Programm schließt und euch an den Schreibtisch setzt, um nicht in Freizeit-Stimmung zu verfallen. Klar ist es auf der Couch gemütlich, aber wenn man dort herumhängt ist man bestimmt nicht so produktiv wie am Schreibtisch (obwohl es da auch Ausnahmen geben kann). Auch kann es helfen, sich etwas Schickeres anzuziehen und nicht in Jogginghose und Schlabberpulli dazusitzen, um sich noch besser auf Arbeiten einzustimmen und nicht zu gemütlich zu werden. Ich habe die Erfahrung gemacht, im Homeoffice viel produktiver arbeiten zu können, da ich mich dort nicht so leicht ablenken lasse und mich besser konzentrieren kann. Damit erledige ich anspruchsvollere Aufgaben in der Regel schneller als im Büro.

Wie sieht es bei euch aus, habt ihr auch noch Tipps, wie man am besten effizient arbeiten kann? Dann hinterlasst gerne einen Kommentar.

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Kommentare
  1. Britta says:

    Hej Katja, ein sehr interessanter Artikel. Ich mache es bereits ähnlich. Wenn ich eine wichtige Aufgabe habe, dann nehme ich mir vor mich jetzt nur darauf zu konzentrieren und hole mich schnell wieder zurück, wenn doch abschweife. Je mehr ich in der Aufgabe drin bin, desto leichter fällt es mir dabei zu bleiben. Die Idee mit dem Timer bzw. sich eine konkrete Zeit vorzunehmen finde ich super. Das habe ich bisher nicht gemacht. Da sieht man dann auch gut wie viel man in einer bestimmten Zeit wirklich geschafft hat.
    Mir hilft es, wenn ich mir von Beginn an bewusst mache wozu ich die Aufgabe mache. Also z.B. welche Auswirkung die Aufgabe im „Großen und Ganzen“ hat. Dadurch kann ich mich ganz gut motivieren jetzt auch am Ball zu bleiben. Aber wie so oft ist das auch eine Frage der Tagesform.

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